Hallintosääntö
I OSA: Hallintosäännön sisältö ja soveltaminen
Hallintosäännön sisältö ja soveltaminen
Hyvinvointiyhtymän päätöksenteosta ja hallintomenettelystä säädetään Hyvinvointialuelain (611/2021) 12 luvussa. Hyvinvointialuelain lisäksi menettelyä ohjaavat muun muassa hallintolaki, hallintomenettelylaki ja hyvän hallinnon yleiset periaatteet. Hyvinvointiyhtymän yksi tärkeimmistä ohjausasiakirjoista on hyvinvointiyhtymän jäsenien välinen perussopimus. Hallintosäännön ohella muita hyvinvointiyhtymän toiminnan keskeisiä ohjausvälineitä ovat strategia, talousarvio ja taloussuunnitelma.
Hyvinvointialuelain 95 § määrittelee ne asiat, jotka on vähintään otettava mukaan hyvinvointialueen hallintosääntöön. Näitä määräyksiä sovelletaan tässä hallintosäännössä hyvinvointialuelain hyvinvointiyhtymiä koskevien säännösten mukaisesti soveltuvin osin. Ne asiat, joista Hyvinvointialuelain 59 §:n mukaan on sovittava perussopimuksessa, on niiltä osin kirjattu hallintosääntöön suppeammin.
Tällä hallintosäännöllä määrätään NordLab hyvinvointiyhtymässä (myöhemmin ”hyvinvointiyhtymä”) muun muassa
- organisaatiosta ja johtamisesta
- toimielimistä ja viranhaltijaorganisaatiosta
- toimielinten kokouksista sekä päätöksenteko- ja kokousmenettelyistä,
- ulkoisesta ja sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta,
- asiakirjojen allekirjoittamisesta, sopimushallinnosta ja arkistotoimesta, tietohallinnosta
- taloudenhoidon ja henkilöstöhallinnon keskeisistä periaatteista ja toimivallasta, sekä
- viestinnän periaatteista.
Hallintosäännössä toimielimellä tarkoitetaan hyvinvointiyhtymän yhtymäkokousta ja hallitusta sekä tarkastuslautakuntaa. Viranomaisilla tarkoitetaan toimielimiä, luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita, joille on hallintosäännössä annettu toimivaltaa ja määrätty tehtäviä.
Henkilöstöllä tarkoitetaan kaikkia hyvinvointiyhtymään virka- ja työsuhteessa olevia.
Hyvinvointiyhtymän hallinnon ja toiminnan järjestämisessä ja johtamisessa noudatetaan tämän hallintosäännön määräyksiä, ellei laissa ole toisin säädetty.
Tarkemmat määräykset tämän hallintosäännön tulkinnasta ja soveltamisesta antaa hallitus.
II OSA: Hyvinvointiyhtymän johtaminen
1. luku: Toiminnan kuvaus
NordLab hyvinvointiyhtymän tehtävänä on
- tuottaa jäsenilleen ja muille asiakkaille laboratoriotutkimuksia,
- huolehtia alan tutkimuksesta ja opetuksesta sekä
- huolehtia oman toimialansa osalta erikoissairaanhoitolain ja terveydenhuoltolain tarkoittamista ohjaus- ja valvontatehtävistä.
2. luku: Toimintaorganisaatio
Hyvinvointiyhtymän perustamisesta ja omistajista määrätään perussopimuksessa.
Hyvinvointiyhtymän organisaatiosta, sen ohjausjärjestelmästä ja toimintatavoista määrätään tällä hallintosäännöllä sekä sitä täydentävillä hallituksen ja toimitusjohtajan ohjeilla ja päätöksillä.
Toimitusjohtaja päättää hyvinvointiyhtymän toiminnallisen organisaation rakenteesta.
3. luku: Hyvinvointiyhtymän johtamisjärjestelmä
Hyvinvointiyhtymän johtamisessa noudatetaan liiketaloudellisen johtamisen periaatteita. Hyvinvointiyhtymän hallitus johtaa hyvinvointiyhtymän toimintaa, hallintoa ja taloutta. Toimitusjohtaja johtaa hallituksen alaisena hyvinvointiyhtymän hallintoa, taloudenhoitoa sekä muuta toimintaa ja vastaa asioiden valmistelusta hallituksen käsiteltäväksi. Kunkin organisaatiotason johtajalla ja esihenkilöllä on delegointiin perustuvan vastuualueensa toiminnallinen ja taloudellinen kokonaisvastuu.
Hyvinvointiyhtymän toimielinorganisaatiosta ja sen toimintatavoista määrätään perussopimuksessa. Johtamisessa noudatetaan Suomen lakeja ja asetuksia, omistajayhteisöjen konserniohjeita, sekä tämän hallintosäännön lisäksi hyvinvointiyhtymän strategiaa, sääntöjä, toimintaohjeita, talous ja toimintasuunnitelmia, sekä hallituksen ja toimitusjohtajan toimintaohjeita ja -päätöksiä sekä muita yhteisiä ohjeita ja periaatteita.
Henkilöstö osallistuu aktiivisesti työpaikkansa toiminnan kehittämiseen.
Hyvinvointiyhtymä on kiinteässä yhteistyössä Oulun yliopistollisen sairaalan, Oulun yliopiston sekä muiden yliopistojen, korkeakoulujen ja oppilaitosten kanssa opetuksen ja tieteellisen tutkimuksen järjestämiseksi ja kehittämiseksi.
4. luku: Toimielinorganisaatio
1 § Yhtymäkokous
Hyvinvointialuelain 59 §:n mukaisesti yhtymäkokousedustajien lukumäärästä, tehtävistä, toimivallasta ja äänimääristä määrätään hyvinvointiyhtymän perussopimuksessa. Hyvinvointiyhtymän yhtymäkokouksesta ja sen tehtävistä määrätään Hyvinvointialuelain 63 §:ssä.
Yhtymäkokous päättää mm. hyvinvointiyhtymän talousarviosta ja taloussuunnitelmasta sekä nimittää hyvinvointiyhtymän toimielimet.
2 § Hallitus
Hyvinvointiyhtymän hallituksesta ja sen tehtävistä määrätään Hyvinvointialuelain 43 §:ssä.
Hallituksen tehtävänä on
- vastata hyvinvointiyhtymän hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta,
- vastaa EU-tietosuoja-asetuksen mukaisesta tietosuojan ja tietoturvan järjestämisestä ja nimeää tietosuojavastaavan
- päättää hyvinvointiyhtymän toiminnan kehittämisestä yhtymäkokouksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden rajoissa, seurata tavoitteiden saavuttamista ja raportoida niiden saavuttamisesta,
- valita ja irtisanoa toimitusjohtaja,
- päättää investoinneista ja muista pitkävaikutteisista menoista, jollei toimivallan siirtoa koskevassa toimintaohjeessa toisin määrätä
- päättää nimenkirjoittamiseen oikeutetuista,
- edustaa hyvinvointiyhtymää ja käyttää sen puhevaltaa sekä tehdä sen puolesta sopimukset, jollei hallintosäännössä toisin määrätä,
- päättää hyvinvointiyhtymää varten otettavasta lainasta,
- hyväksyä strategia,
- vahvistaa keskeiset hallintoa ja taloutta koskevat toimintaohjeet,
- päättää virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi,
- päättää toimitusjohtajan sijaisen määräämisestä sekä muista toimitusjohtajaa koskevista asioista,
- päättää edustajan nimeämisestä sellaisten yksityisoikeudellisten yhteisöjen, säätiöiden tai laitosten toimielimiin ja kokouksiin, joiden toiminta kohdistuu hallituksen alaiseen toimintaan,
- antaa vuosittainen toimintakertomus ja tilinpäätös,
- käyttää kuntalaissa säädettyä otto-oikeutta alaisensa viranomaisen päätöksiin,
- päättää omaisuuden, vastuiden ja henkilöstön vakuuttamisesta, omaisuuden vuokralle antamisesta, sekä vakuuden antamisesta hyvinvointiyhtymän velasta yhtymäkokouksen erikseen tekemän päätöksen asettamissa rajoissa,
- suorittaa muut yhtymäkokouksen määräämät tai hallituksen toimivaltaan kuuluviksi katsottavat asiat sekä
- päättää muista kuin yhtymäkokoukselle kuuluvista asioista, jollei toimivaltaa ole siirretty johtajalle tai muulle viranomaiselle.
Hallituksen tehtävistä on muutoin soveltuvin osin voimassa, mitä Hyvinvointialuelain 43 §:n mukaan sovelletaan hyvinvointialueen hallitukseen.
3 § Tarkastuslautakunta
Yhtymäkokous valitsee tarkastuslautakunnan jäsenet hallituksen toimikautta vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastusta varten. Tarkastuslautakunnasta ja sen tehtävistä määrätään tarkemmin Perussopimuksen 27 §:ssä ja Hyvinvointialuelain 125 §:ssä.
5. luku: Viranhaltijaorganisaatio ja -johto sekä viranhaltijoiden päätösvalta
4 § Toimitusjohtaja
Toimitusjohtajan tehtävänä on
- johtaa ja kehittää hallituksen alaisena toimintaa ja huolehtia hallinnosta sekä taloudenhoidon järjestämisestä,
- asettaa johtoryhmä ja nimetä sen jäsenet,
- vastata siitä, että hyvinvointiyhtymälle asetetut tavoitteet saavutetaan,
- päättää hyvinvointiyhtymän toiminnallisesta organisaatiosta,
- päättää hyväksytyn talousarvion, hankintaohjeen ja nimenkirjoitusoikeuden rajoissa hankinnoista, palvelujen myynnistä ja – ostosta sekä niihin liittyvien tositteiden hyväksymisestä,
- päättää henkilöstön ottamisesta virkaan ja toimeen sekä eron myöntämisestä toimessa sekä viroissa olevalle henkilöstölle,
- päättää toimien perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä toiminimikemuutoksista,
- huolehtia hallituksen päätösten täytäntöönpanosta ja antaa hallitukselle tieto hyvinvointiyhtymä toiminnan kannalta merkittävistä toimenpiteistä ja tapahtumista,
- päättää hyvinvointiyhtymän varoista maksettavista vahingonkorvauksista hallituksen määräämissä rajoissa,
- päättää vieraanvaraisuuden osoittamisesta hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti,
- huolehtia hyvinvointiyhtymän edunvalvonnasta hallituksen ohjauksessa,
- ottaa vastaan haasteita ja käyttää hyvinvointiyhtymän puhevaltaa tuomioistuimissa ja hallintoviranomaisissa,
- huolehtia muutoksen hakemisesta hyvinvointiyhtymän toimintaa koskevaan päätökseen tai tuomioon sekä selvitysten ja lausuntojen antamisesta viranomaisille hyvinvointiyhtymän nimissä,
- hallituksen antamat ohjeet huomioon ottaen päättää virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta alaisiinsa viranhaltijoihin ja työntekijöihin siltä osin, kuin harkintavalta asiassa on jätetty hyvinvointiyhtymälle,
- vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta,
- suorittaa muut hallituksen määräämät tehtävät, sekä
- huolehtia muista asioista, joita ei ole säädetty tai määrätty yhtymäkokouksen tai hallituksen tehtäviksi tai toimivaltaa siirretty muille viranhaltijoille.
Toimitusjohtajan sijaisena tämän poissa ollessa tai ollessa esteellinen toimii hallituksen määräämä viranhaltija.
5§ Terveydenhuollon toimintaedellytykset ja vastuu toimintayksikön terveyden- ja sairaanhoidosta
Johtavan lääkärin tehtävänä on toimia terveydenhuoltolain 57 §:ssä tarkoitettuna hyvinvointiyhtymän vastaavana lääkärinä sekä
- johtaa ja kehittää lääketieteellistä toimintaa, laboratoriotutkimusten oikeellisuutta ml. laboratoriotoiminnan laadun varmistamista, opetusta ja tutkimusta sekä yliopistoyhteistyötä,
- vastata potilasvalitusten ja -vahinkojen käsittelystä,
- vastata hyvinvointiyhtymälle kuuluvien asiakas- ja potilastietoja koskevien rekistereiden rekisterinpitoon liittyvistä tehtävistä ja toimia potilasrekisterin vastuuhenkilönä sekä
- suorittaa hallituksen ja toimitusjohtajan määräämät muut tehtävät.
Ylihoitajan tehtävänä on johtaa ja kehittää laboratoriohoitotyön toimintamalleja sekä hoitohenkilöstön kehittämis-, koulutus- ja tutkimustoimintaa. (Terveydenhuoltolaki 4 §).
6 § Hyvinvointiyhtymän nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen
Hallitus päättää viran ja toimenhaltijoista, joilla on hyvinvointiyhtymän puolesta oikeus allekirjoittaa sopimuksia ja muita asiakirjoja.
7 § Hyvinvointiyhtymän viestintä
Hallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän ja tiedottamisen periaatteista ja toimitusjohtaja johtaa hyvinvointiyhtymän viestintää ja tiedottamista hyvinvointiyhtymän toiminnasta.
8 § Todisteellisen tiedoksiannon vastaanottaminen
Hyvinvointiyhtymälle tulevia haasteita ja tiedoksiantoja hallituksen puolesta ottaa vastaan hallituksen puheenjohtajan ohella toimitusjohtaja.
9 § Asiakirjojen antamisesta päättäminen
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslain) piiriin kuuluvan asiakirjan antamisesta päättää toimitusjohtaja.
10 § Toimivallan edelleen siirtäminen
Hallitus ja toimitusjohtaja voivat siirtää päätösvaltaansa edelleen alaisilleen viran- tai toimenhaltijoille, ellei sitä perussopimuksessa, tässä hallintosäännössä tai erillisellä päätöksellä ole kielletty.
Hallitus ja toimitusjohtaja antavat erillisen toimivallan siirtoa koskevan toimintaohjeen, jossa kuvataan hyvinvointiyhtymän johtavien ja muiden keskeisten viran- ja toimenhaltijoiden tehtävät ja vastuut.
Päätösvallan edelleen siirtäminen on kielletty.
11 § Hallituksen otto-oikeus
Asian ottamisesta hallituksen käsiteltäväksi päättää hallitus, hallituksen puheenjohtaja tai toimitusjohtaja.
12 § Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen
Hyvinvointiyhtymän viranomaisen on saatettava päätös tiedoksi otto-oikeuden omaavalle viranomaiselle neljän päivän kuluessa päätöksen tekemisestä tai pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta.
6. luku: Toimivalta henkilöstöasioissa
13 § Hallituksen yleistoimivalta henkilöstöasioissa
Mikäli toimivallasta henkilöstöasioissa ei ole säädetty laissa eikä määrätty hallintosäännössä tai toimivallan siirtoa koskevassa toimintaohjeessa, toimivalta on hallituksella.
14 § Virka- ja työehtosopimuksen harkinnanvaraisten määräysten soveltaminen
Toimitusjohtaja päättää henkilöstön virka- ja työehtosopimuksen harkinnanvaraisten määräysten soveltamisesta.
15 § Työnjohtovallan käyttäminen
Hallituksen puheenjohtaja käyttää työnantajan työnjohtovaltaa toimitusjohtajan virkasuhdetta koskevissa asioissa.
Muita johtavia viranhaltijoita ja toimia koskevissa asioissa työnjohtovaltaa käyttää toimitusjohtaja.
16 § Virkojen perustaminen ja lakkauttaminen sekä virkasuhteen muuttaminen työsuhteeksi
Hallitus päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi.
17 § Kelpoisuusvaatimukset
Henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista päättää toimitusjohtaja. Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa hyvinvointiyhtymän hallinnossa.
18 § Haettavaksi julistaminen
Toimitusjohtajan viran julistaa haettavaksi hallitus tai sen nimittämä toimikunta.
Vakituiset virat täytetään julkisena hakuna. Myös vakituiset toimet täytetään julkisena hakuna, ellei toimitusjohtaja toisin päätä.
Virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 §:n 2 mom. mukaisesti.
19 § Henkilöstön valinta ja palvelussuhteen ehdoista päättäminen
Toimitusjohtajan osalta päätösvalta on hallituksella. Muiden viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta toimivalta on toimitusjohtajalla.
20 § Sivutoimet
Toimitusjohtajan viran osalta päätösvalta on hallituksella. Muiden viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta päätösvalta on toimitusjohtajalla.
7. luku: Tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestäminen
21 § Tiedonhallintayksikön johdon tehtävät
Hallitus yhdessä toimitusjohtajan kanssa on tiedonhallintayksikön johto. Johto voi määrittää vastuita muille viranhaltijoille. Johdon tehtävänä on;
- vastaa hallituksen tiedonhallintamallin valmistelusta ja täytäntöönpanosta;
- ohjaa ja kehittää hyvinvointiyhtymän tiedonhallintaa;
- edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta;
- varmistaa tietoturvallisuuden toteuttamista hyvinvointiyhtymän toiminnassa;
- vastaa hyvinvointiyhtymän käyttämien tietoaineistojen ajantasaisuudesta, virheettömyydestä ja siitä, että käyttökelpoisuus käyttötarkoitukseensa on varmistettu;
- laatii hyvinvointiyhtymän tiedonhallinnan asiantasaiset ohjeet ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä
- huolehtii tiedonhallintaan liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.
22 § Hallituksen asiakirjahallinnon tehtävät
Hallitus vastaa siitä, että arkistotoimen lainmukaisten tehtävien vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty hyvinvointiyhtymän viranomaisen tehtävissä.
Hallituksen tulee huolehtia arkistolain 7–9 §:n (658/2021) mukaisista velvoitteista:
- määrätä hyvinvointiyhtymän asiakirjahallintoa, arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtava viranhaltija;
- antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja toimialojen vastuuhenkilöiden tehtävistä;
- päättää tiedonohjaussuunnitelman (AMS, TOS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta) sekä
- nimetä hyvinvointiyhtymän arkistonmuodostajat.
23 § Asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavan viranhaltijan tehtävät
Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa hallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa hyvinvointiyhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä
- vastaa hallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta;
- ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana hyvinvointiyhtymän tiedonhallintaa;
- hyväksyy tiedonkäsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistuksen;
- vastaa arkistoista ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista;
- laatii hyvinvointiyhtymän asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä
- huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.
24 § Tietosuoja ja tietoturva
Hyvinvointiyhtymä noudattaa voimassa olevaa lainsäädäntöä ja viranomaisten antamia määräyksiä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvissä kysymyksissä.
Toimitusjohtaja valitsee tietosuojavastaavan, joka toimii lainsäädännön mukaisesti hyvinvointiyhtymän ylimmän johdon tukena. Tietosuojavastaavan tehtävät ja vastuut on lueteltu toimintaohjeessa.
III OSA: Talous ja valvonta
8. luku: Talouden hoito
Hyvinvointiyhtymän toiminnot on järjestettävä ja tehtävät hoidettava siten, että
- yhtymäkokouksen asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan,
- hyvinvointiyhtymän talous pysyy tasapainossa,
- organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta ja että vastuu asianmukaisen valvonnan toteuttamisesta on kullakin esimiesasemassa olevalla henkilöllä,
- toiminnallisten, taloudellisten ja muiden riskien olemassaolo selvitetään ja niitä vältetään sekä varaudutaan vahinkoihin niin, etteivät niiden kustannukset aiheuta häiriöitä hyvinvointiyhtymän toiminnalle ja rahoitukselle,
- maksuliikenne, rahoitustoiminta ja sijoitustoiminta hoidetaan tuottavasti, turvaavasti ja taloudellisesti sekä
- vieraan pääoman käyttöön turvaudutaan ainoastaan silloin, kun se on toiminnallisesti ja taloudellisesti perusteltua.
25 § Talousarvio ja taloussuunnitelma
Talousarvio ja suunnitelma laaditaan siten, että ne toteuttavat hyvinvointiyhtymän strategiaa.
Taloussuunnitelmassa esitetään hyvinvointiyhtymän toimintojen kehittämistavoitteet ja selvitetään, miten toiminnot ja investoinnit rahoitetaan.
Yhtymäkokous asettaa toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ja päättää niihin tehtävistä muutoksista. Yhtymäkokous hyväksyy talousarvion ja taloussuunnitelman.
Taloussuunnitelma laaditaan kolmeksi vuodeksi, joista ensimmäinen vuosi on talousarviovuosi.
Investointisuunnitelma laaditaan neljäksi vuodeksi.
Talousarvio ja suunnitelma laaditaan hallituksen hyväksymän kehyksen mukaisesti.
Talousarvio laaditaan siten, että edellytykset hyvinvointiyhtymän tehtävien hoitamiseen turvataan (alibudjetointikielto).
Määräraha ja tuloarvio voidaan ottaa talousarvioon brutto- tai nettomääräisenä. Talousarvion sitovuudesta määrätään sen perusteluissa.
26 § Talousarvion täytäntöönpano
Hallitus vastaa yhtymäkokouksen hyväksymän talousarvion täytäntöönpanosta ja raportoi sen toteutumisesta.
Käyttösuunnitelma sisältää tulostavoitteet, tarvittavat toimenpiteet ja voimavarat sekä toimenpiteistä kertyvät tulot ja aiheutuvat kustannukset. Käyttösuunnitelmassa esitetään menoina ja tuloina myös palvelualueiden väliset sisäiset tulot ja menot.
27 § Toiminnan ja talouden seuranta
Toiminnan ja talouden toteutumista raportoidaan hallitukselle vuosineljänneksittäin.
28 § Talousarvion sitovuus
Yhtymäkokous päättää keskeisistä toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista, jotka ovat sitovia.
Talousarviosta päättäessään yhtymäkokous määrittelee erikseen sitovina hyväksyttävät toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet.
Toimitusjohtaja antaa talousarvion noudattamista koskevat määräykset, miten talousarvio ja sen perustelut sitovat hyvinvointiyhtymän viranhaltijoita.
Toimitusjohtaja voi päättää sellaisen maksun suorittamisesta, joka on hyvinvointiyhtymää sitova ja kiireellisesti maksettava, vaikka tarkoitukseen ei ole määrärahaa käytettävissä. Toimitusjohtajan on viipymättä tehtävä hallitukselle esitys määrärahan myöntämisestä tai korottamisesta, sekä siitä, miten se katetaan.
29 § Talousarvion muutokset
Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä yhtymäkokoukselle ennen asianomaisen talousarviovuoden päättymistä.
Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita ja tuloarvioita koskevissa muutosesityksissä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin.
30 § Poistosuunnitelmien hyväksyminen
Suunnitelman mukaisella poistamisella tarkoitetaan käyttöomaisuuden hankintamenon ja muiden pitkävaikutteisten menojen kirjaamista kuluksi niiden taloudellisen vaikutuksen kuluessa. Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy yhtymäkokous ja poistosuunnitelman vahvistaa hallitus.
31 § Rahatoimi
Hyvinvointiyhtymän rahatoimen tehtäviä ovat maksuvalmiuden ylläpitäminen, maksuliikenteen hoito, lainarahoitus ja rahavarojen sijoittaminen.
Yhtymäkokous päättää lainan ottamista ja antamista sekä sijoitustoimintaa koskevista perusteista. Hallitus päättää pitkäaikaisen lainan ottamisesta ja lainaehtojen muuttamisesta.
32 § Maksut
Yhtymäkokous päättää maksujen yleisistä ja hallitus yksityiskohtaisista perusteista ja toimitusjohtaja maksujen suuruudesta, ellei toisin ole päätetty.
33 § Maksuvalmius
Maksuvalmius ennakoidaan jatkuvalla maksuvalmiussuunnitelmalla. Ohjeet maksuvalmiussuunnittelusta antaa toimitusjohtaja.
34 § Maksuliikenne
Rahalaitoksissa avattavista hyvinvointiyhtymän tileistä ja niiden lopettamisesta päättää toimitusjohtaja. Toimitusjohtaja huolehtii myös siitä, että kaikista näistä tileistä ja niiden käyttäjistä pidetään luetteloa.
Sen, jonka tehtävänä on maksaa hyvinvointiyhtymän menoja ja ottaa vastaan tuloja, on huolehdittava siitä, että maksut maksetaan ajallaan ja tulot saadaan oikeanmääräisinä ja ajallaan.
35 § Käteisvarat
Toimitusjohtaja antaa ohjeet maksu- ja luottokorttien sekä muiden maksuvälineiden käytöstä.
36 § Taloudenhoito-ohjeet
Hallitus ja toimitusjohtaja antavat tarvittaessa tarkempia ohjeita taloudenhoidosta.
9. luku: Ulkoinen valvonta
37 § Ulkoinen ja sisäinen valvonta
Hyvinvointiyhtymän hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän.
Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja Hyvinvointialuelain ja tämän säännön mukaisesti.
Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa hallitus.
38 § Tarkastuslautakunnan kokoonpano
Lautakunnan kokoonpanosta on määrätty perussopimuksen 27 §:ssä.
39 § Tarkastuslautakunnan kokoukset
Lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä.
Hallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin.
Kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Esittelijästä päättää lautakunta.
40 § Tarkastuslautakunnan tehtävät
Sen lisäksi, mitä Hyvinvointialuelain 125 §:ssä säädetään, lautakunnan on
- seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi,
- huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä
- tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla.
41 § Asioiden valmistelu ja raportointi yhtymäkokoukselle
Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella yhtymäkokouksessa päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat.
Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa yhtymäkokoukselle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset sekä arvio yhtymäkokouksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja hallituksen lausunnosta. Arviointikertomus käsitellään yhtymäkokouksessa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa yhtymäkokoukselle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista sekä ehdotuksia toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta.
Hallitus antaa yhtymäkokoukselle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.
42 § Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät
Tarkastuslautakunta valvoo hyvinvointialuelain 89 §:ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta hyvinvointiyhtymän verkkosivuilla.
Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä.
Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset yhtymäkokoukselle tiedoksi kerran vuodessa.
43 § Tilintarkastusyhteisön valinta
Tarkastuslautakunta tekee yhtymäkokoukselle esityksen tilintarkastajan/tilintarkastajien valitsemiseksi ottaen huomioon omistajaohjauksen linjaukset.
Jos tilintarkastajia valitaan useampia kuin yksi, tilintarkastajat vastaavat hyvinvointiyhtymälle tilintarkastuksesta yhteisvastuullisesti.
44 § Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät
Tilintarkastaja voi ottaa lautakunnalta toimeksiantoja lautakunnan käsiteltävien asioiden valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvien tehtävien suorittamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa hyvän tilintarkastustavan kanssa.
45 § Tilintarkastuskertomus ja muu raportointi
Tilintarkastaja ilmoittaa tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnalle sen määräämällä tavalla. Hyvinvointialuelain 127 §:n tarkoittamat ilmoitukset lautakunnalle tehdään kirjallisina lautakunnan puheenjohtajalle. Havaitsemistaan olennaisista epäkohdista tilintarkastajan on ilmoitettava viipymättä hallitukselle annettavassa tilintarkastuspöytäkirjassa. Tilintarkastuspöytäkirja annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle.
Tilintarkastuskertomuksessa on Hyvinvointialuelain 123 §:ssä mainitun lisäksi esitettävä lausunto 130 §:n mukaisista asioista. Kertomuksessa esitetään myös muut tilintarkastajan tarpeellisiksi katsomat asiat.
10. luku: Sisäinen valvonta ja riskien hallinta
Hyvinvointiyhtymän sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan perusteista päättää yhtymäkokous.
Hallitus vastaa hyvän hallintotavan, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Hallitus antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.
Toimitusjohtaja vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Toimitusjohtaja raportoi vuosittain hallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.
Toimitusjohtaja ja muu toimiva johto vastaavat kukin omalta osaltaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueillaan. He raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta toimitusjohtajalle.
Henkilöstö sitoutuu toimimaan tavoitteiden ja annettujen sääntöjen mukaisesti, kehittämään toimintatapoja sekä ylläpitämään ja jatkuvasti kehittämään ammatillista osaamistaan.
IV OSA: Yhtymäkokous
11. luku: Yhtymäkokouksen järjestäminen
46 § Yhtymäkokouksen koolle kutsuminen ja asioiden valmistelu
Yhtymäkokouksen kutsuu koolle hallituksen puheenjohtaja, joka avaa kokouksen ja johtaa puhetta, kunnes yhtymäkokouksen puheenjohtaja on valittu.
Yhtymäkokouksen toiminnan sisäistä järjestelyä koskevien asioiden valmistelua johtaa yhtymäkokouksen päättämä henkilö.
Yhtymäkokousten pöytäkirjanpitäjänä toimii ja sen muistakin sihteerin tehtävistä huolehtii yhtymäkokouksen määräämä viranhaltija.
Yhtymäkokoukset ovat julkisia, jollei kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi, tai jollei yhtymäkokous muuten painavan syyn vuoksi jossakin asiassa toisin päätä. Tällöin järjestetään suljettu kokous.
47 § Varsinainen kokous ja sähköinen kokous
Yhtymäkokous voidaan järjestää varsinaisena kokouksena, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.
Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata sähköistä yhtymäkokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa.
Hallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että sähköisiin kokouksiin tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla. Sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä.
Suljettuun sähköiseen yhtymäkokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.
48 § Kokouskutsu
Kokouskutsun antaa hallituksen puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat.
Kokouskutsussa on mainittava, jos kyseessä on sähköinen kokous ja ilmoitettava verkko-osoite sekä tila, jossa yleisö voi seurata kokousta. Kokouskutsussa on mainittava, jos osa kokousasioista käsitellään suljetussa kokouksessa.
Kutsu yhtymäkokoukseen on lähetettävä vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta erikseen kullekin yhtymäkokousedustajalle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo ja puheoikeus/velvollisuus. Samassa ajassa on kokouksesta tiedotettava hyvinvointiyhtymän verkkosivuilla. Mikäli jäsenhyvinvointialue ei ole ehtinyt nimetä yhtymäkokousedustajaa ennen kutsun lähettämisen määräaikaa, kokouskutsut toimitetaan jäsenen hallitukselle.
49 § Esityslista
Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset yhtymäkokouksen päätöksiksi, on lähetettävä kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä.
Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.
50 § Sähköinen kokouskutsu
Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Mitä tässä sanotaan lähettämisestä, tarkoitetaan myös asiakirjojen saattamista sähköisesti saataville.
Tällöin hallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.
51 § Kokouksesta tiedottaminen
Kokouskutsu ja esityslista annetaan tiedoksi ennen kokousta hyvinvointiyhtymän jäsenten hallituksille.
Yhtymäkokouksen esityslista julkaistaan hyvinvointiyhtymän verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä.
Erityisestä syystä verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäinen kokousasia.
Esityslistan liitteitä julkaistaan hyvinvointyhtymän verkkosivuilla harkinnan mukaan ottaen huomioon hyvinvointiyhtymän jäsenten ja alueen asukkaiden tiedonsaanti-intressit.
52 § Jatkokokous
Jos kaikkia kokouskutsussa mainittuja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, käsittelemättä jääneet asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille lähetetään sähköinen viesti jatkokokouksen ajasta ja paikasta.
53 § Varaedustajan kutsuminen
Yhtymäkokousedustajan, joka ei pääse kokoukseen, tai joka on esteellinen käsittelemään esityslistalla olevaa asiaa, on ilmoitettava asiasta yhtymäkokouksen sihteerille. Yhtymäkokousedustajan on huolehdittava itse varaedustajansa kutsumisesta kokoukseen.
54 § Hallituksen ja toimivan johdon edustus yhtymäkokouksessa
Hallituksen puheenjohtajan sekä toimitusjohtajan on oltava läsnä yhtymäkokouksessa. Heidän poissaolonsa ei estä asioiden käsittelyä. Hallituksen jäsenillä on läsnäolo-oikeus.
Edellä mainituilla henkilöillä on oikeus ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen, jollei hän ole samalla yhtymäkokousedustaja.
Yhtymäkokous päättää muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta.
55 § Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Läsnä olevat hyvinvointiyhtymän jäsenten nimeämät yhtymäkokousedustajat/-varaedustajat ja heidän äänimääränsä todetaan sähköisesti tai nimenhuudolla, joka toimitetaan jäsenittäin aakkosjärjestyksessä. Läsnä oleviksi katsotaan yhtymäkokousedustajat ja varaedustajat, jotka ovat saapuneet kokoukseen, eivätkä ole ilmoittaneet siitä poistuvansa tai joita muuten ei ole todettu poissaoleviksi.
Nimenhuudon jälkeen puheenjohtaja toteaa esteen ilmoittaneet yhtymäkokousedustajat ja läsnä olevat varaedustajat sekä onko yhtymäkokous laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen.
Jos yhtymäkokousedustaja tai varaedustaja saapuu kokoukseen myöhemmin, on hänen ilmoittauduttava puheenjohtajalle, jolloin pöytäkirjaan merkitään, minkä asian käsittelyn aikana hän on kokoukseen saapunut. Vastaavasti menetellään silloin, kun edustaja poistuu kesken kokouksen.
Puheenjohtaja voi kokouksen kestäessä tai kokoustauon päätyttyä tarvittaessa todeta uudelleen läsnäolijat.
Mikäli puheenjohtaja toteaa yhtymäkokouksen menettäneen päätösvaltaisuuden, hänen on keskeytettävä tai lopetettava kokous.
56 § Yhtymäkokouksen johtaminen
Puheenjohtajan tehtävistä kokouksen johtamisessa säädetään Hyvinvointialuelain 107 §:ssä.
57 § Puheenjohdon luovuttaminen varapuheenjohtajalle
Puheenjohtaja voi tarvittaessa yhtymäkokouksen suostumuksella luovuttaa puheenjohdon kokouksessa varapuheenjohtajalle ja osallistua sinä aikana kokoukseen jäsenenä.
58 § Esteellisyys
Ennen asian käsittelyn aloittamista esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään ja esteellisyyden aiheuttamasta perusteesta sekä vetäydyttävä asian käsittelystä ja poistuttava paikaltaan. Jos asia käsitellään suljetussa kokouksessa, esteellisen henkilön on poistuttava kokouksesta.
Puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava yhtymäkokousedustajan ja muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys yhtymäkokouksen ratkaistavaksi.
Asianomaisen henkilön tulee tarvittaessa antaa selvitystä seikoista, joilla voi olla merkitystä hänen esteellisyytensä arvioinnissa. Annettuaan pyydetyn selvityksen asianomaisen henkilön on poistuttava paikaltaan.
Henkilö, jonka esteellisyyden yhtymäkokous ratkaisee, saa osallistua esteellisyyttään koskevan asian käsittelyyn vain hallintolain 29 §:ssä tarkoitetussa poikkeustilanteessa.
Esteellisyyttä koskeva ratkaisu on perusteltava pöytäkirjaan.
59 § Asioiden käsittelyjärjestys
Asiat esitellään yhtymäkokoukselle esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei yhtymäkokous toisin päätä. Käsittelyn pohjana (pohjaehdotuksena) on hallituksen ehdotus taikka, milloin tarkastuslautakunta tai tilapäinen valiokunta on valmistellut asian, niiden ehdotus.
Jos hallitus, tarkastuslautakunta tai tilapäinen valiokunta on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin yhtymäkokous on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta.
60 § Puheenvuorot
Kun asia on esitelty, siitä on varattava tilaisuus keskustella. Puheenvuoro on pyydettävä sähköisesti/selvästi havaittavalla tavalla tai toimittamalla puheenjohtajalle kirjallinen puheenvuoropyyntö.
Puheenvuorot annetaan pyydetyssä järjestyksessä. Tästä järjestyksestä poiketen puheenjohtaja voi antaa:
- puheenvuoron hallituksen puheenjohtajalle, toimitusjohtajalle sekä tarkastuslautakunnan ja tilapäisen valiokunnan puheenjohtajalle, jos käsitellään asianomaisten toimielinten valmistelemia asioita; ja
- repliikki- ja kannatuspuheenvuoron.
Asian käsittelyjärjestystä koskeva työjärjestyspuheenvuoro on annettava ennen muita.
Kokouksen sujuvan kulun turvaamiseksi puheenjohtajalla on oikeus yksittäisissä asioissa rajoittaa yhtymäkokousedustajien puheenvuorojen pituutta niin, että puheenvuoro voi kestää 5 minuuttia.
61 § Pöydällepano ja asian palauttaminen valmisteltavaksi
Jos keskustelun kuluessa tehdään kannatettu ehdotus asian pöydällepanosta tai jokin muu ehdotus, jonka hyväksyminen keskeyttäisi asian asiallisen käsittelyn, seuraavien puhujien on puheenjohtajan kehotuksesta rajoitettava puheenvuoronsa koskemaan vain tätä ehdotusta ja siitä on tehtävä päätös ennen kuin keskustelua itse asiasta jatketaan. Jos ehdotus hyväksytään yksimielisesti tai äänestämällä, puheenjohtaja keskeyttää asian käsittelyn. Jos ehdotus hylätään, asian käsittely jatkuu.
Asia, jota käsitellään ensimmäisen kerran yhtymäkokouksessa eikä esityslistaa ole toimitettu kokouskutsun yhteydessä, pannaan pöydälle seuraavaan kokoukseen, jos vähintään neljäsosa läsnä olevista edustajista pyytää asian pöydällepanoa. Muissa tilanteissa asian pöydällepanosta päätetään enemmistöpäätöksellä.
62 § Ehdotukset ja keskustelun päättäminen
Keskustelun kuluessa tehty ehdotus on annettava kirjallisena, jos puheenjohtaja niin vaatii.
Kun kaikki puheenvuorot on käytetty, puheenjohtaja päättää keskustelun. Tämän jälkeen hänen on esitettävä yhtymäkokouksen hyväksyttäväksi selostus keskustelun kuluessa tehdyistä ehdotuksista.
Ehdotusta, jota ei ole kannatettu tai joka on tehty vaihtoehtoisena taikka ehdotusta, joka menee käsiteltävän asian ulkopuolelle, ei oteta äänestettäväksi. Pohjaehdotus otetaan kuitenkin äänestettäväksi, vaikka sitä ei olisi kannatettu.
Jollei ole muita äänestykseen otettavia ehdotuksia kuin pohjaehdotus, puheenjohtajan on julistettava se yhtymäkokouksen päätökseksi.
63 § Ilman äänestystä syntyvän päätöksen toteaminen
Jos keskustelun aikana ei ole tehty kannatettuja ehdotuksia, puheenjohtaja toteaa pohjaehdotuksen yhtymäkokouksen päätökseksi. Jos puheenjohtaja toteaa yhtymäkokousedustajien yksimielisesti kannattavan kokouksessa tehtyä ehdotusta, puheenjohtaja toteaa ehdotuksen yhtymäkokouksen päätökseksi.
64 § Äänestykseen otettavat ehdotukset
Äänestykseen otetaan pohjaehdotus ja kannatetut ehdotukset. Ehdotusta, joka on tehty vaihtoehtoisena tai menee käsiteltävän asian ulkopuolelle, ei kuitenkaan oteta äänestykseen.
Jos ehdotuksen tekijä ei ole paikalla äänestyksen alkaessa, hänen tekemänsä ehdotus katsotaan rauenneeksi eikä sitä oteta äänestykseen.
65 § Äänestystapa ja äänestysjärjestys
Äänestys toimitetaan sähköisesti/äänestyskoneella/nimenhuudolla tai yhtymäkokouksen päättämällä muulla tavalla. Äänestys toimitetaan avoimesti. Jos äänestykseen otettavia ehdotuksia on enemmän kuin kaksi, puheenjohtaja esittää valtuuston hyväksyttäväksi äänestysjärjestyksen. Äänestysjärjestys määräytyy seuraavien periaatteiden mukaan:
- Ensiksi asetetaan äänestettäväksi pohjaehdotuksesta kaksi eniten poikkeavaa ehdotusta. Niistä voittanut asetetaan jäljellä olevista ehdotuksista eniten pohjaehdotuksesta poikkeavaa ehdotusta vastaan, ja näin jatketaan, kunnes saadaan lopullinen vastaehdotus pohjaehdotukselle. Kuitenkin jos äänestykseen on otettava pohjaehdotuksen kokonaan hylkäämistä tarkoittava ehdotus, se on asetettava viimeisenä äänestettäväksi muista ehdotuksista voittanutta vastaan.
- Jos asia koskee määrärahan myöntämistä, asetetaan ensin äänestettäväksi määrältään suurimman ehdotuksen hyväksyminen tai hylkääminen ja näin jatketaan ehdotusten suuruuden mukaisessa järjestyksessä, kunnes jokin ehdotus hyväksytään, minkä jälkeen pienemmistä ehdotuksista ei enää äänestetä.
- Jos ehdotus on sellainen, että sen hyväksyminen tai hylkääminen on riippumaton muista ehdotuksista, sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä on äänestettävä erikseen.
- Äänestyksen tuloksen toteaminen.
Puheenjohtaja toteaa äänestyksen tuloksena syntyvän päätöksen. Jos päätöksen tekemiseen vaaditaan lain mukaan määräenemmistön kannatus, puheenjohtajan on ilmoitettava siitä ennen äänestyksen toimittamista ja otettava se huomioon äänestyksen tuloksen todetessaan.
66 § Toimenpidealoite
Tehtyään käsiteltävänä olevassa asiassa päätöksen yhtymäkokous voi hyväksyä hallitukselle osoitettavan toimenpidealoitteen, jonka tulee liittyä käsiteltävänä olevaan asiaan ja joka ei saa olla ristiriidassa yhtymäkokouksen päätöksen kanssa eikä muuttaa tai laajentaa sitä.
67 § Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen
Yhtymäkokouksen pöytäkirjaan sovelletaan, mitä pöytäkirjan laatimisesta määrätään hallintosäännön kohdassa 102 §.
Yhtymäkokouksen pöytäkirjan tarkastaa kaksi (2) kullakin kerralla tähän tehtävään valittua yhtymäkokousedustajaa, jollei yhtymäkokous jonkin asian kohdalta toisin päätä.
68 § Päätösten tiedoksianto
Yhtymäkokouksen pöytäkirja siihen liitettyine valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä hyvinvointiyhtymän verkkosivuilla siten kuin Hyvinvointialuelain 113 §:ssä säädetään.
12. luku: Enemmistövaali j a suhteellinen vaali
69 § Vaaleja koskevat yleiset määräykset
Henkilövalinnasta käytetään nimitystä vaali. Vaali toimitetaan ensisijaisesti enemmistövaalina. Suhteellinen vaali voidaan toimittaa vain luottamushenkilöitä valittaessa ja valittavia täytyy olla vähintään kaksi. Vaali toimitetaan suhteellisena, jos riittävä osa toimielimen jäsenistä vaatii suhteellista vaalia. Laskukaava on hyvinvointialuelaissa.
Puheenjohtajan tehtävänä on todeta, onko suhteellisen vaalin vaatijoita riittävästi. Sähköisessä kokouksessa voidaan toimittaa vaali suljetuin lipuin, jos vaalisalaisuus pystytään turvaamaan. Käytettävältä tietojärjestelmältä edellytetään siten, että yhtymäkokousedustaja voidaan tunnistaa luotettavasti ja annetun äänen voi antaa salatulla sähköisellä yhteydellä. Lisäksi äänet on voitava laskea niin, ettei äänen antajaa ja sen äänen sisältöä voida yhdistää. Suhteellisen vaalin toimittamisessa noudatetaan soveltuvin osin mitä aluevaaleista säädetään.
Varajäsenet valitaan samassa vaalissa kuin varsinaiset jäsenet. Jos varajäsenet ovat henkilökohtaisia, varsinaisen ja henkilökohtaisen varajäsenen muodostamat ehdokasparit on hyväksyttävä ennen vaalia.
Enemmistövaali toimitetaan suljetuin lipuin, jos yksikin sitä vaatii. Suhteellinen vaali toimitetaan aina suljetuin lipuin. Suljetussa lippuäänestyksessä äänestäjän on taitettava äänestyslippu siten, ettei sen sisältö ole näkyvissä.
Äänestyslipussa ei saa olla asiattomia merkintöjä. Äänestysliput annetaan yhtymäkokouksen puheenjohtajalle nimenhuudon määräämässä järjestyksessä. Puheenjohtaja merkitsee äänestyslippuun kunkin yhtymäkokousedustajan käytettävissä olevan äänimäärän. Milloin vaali on toimitettu suljetuin lipuin, merkintä tehdään taitetun lipun ulkopuolelle.
Äänestysliput sekä arvonnassa käytetyt liput on säilytettävä vaalipäätöksen lainvoimaisuuteen saakka. Jos vaali on toimitettu suljetuin lipuin, liput on säilytettävä suljetussa kuoressa.
70 § Enemmistövaali
Enemmistövaalissa äänen voi antaa jokaiselle vaalissa kysymykseen tulevalle ehdokkaalle tai ehdokasparille, vaikkei häntä olisi keskustelussa ehdotettu tai kannatettu.
Äänimäärien jakautuminen hyvinvointiyhtymän jäsenten ja niiden nimeämien yhtymäkokousedustajien kesken on määrätty hyvinvointiyhtymän perussopimuksessa.
Kun enemmistövaali toimitetaan, kokouksen pöytäkirjantarkastajat toimivat samalla ääntenlaskijoina ja avustavat muutenkin vaalitoimituksessa, jollei yhtymäkokous toisin päätä.
71 § Yhtymäkokouksen vaalilautakunta
Yhtymäkokous valitsee kokousta varten tarvittaessa suhteellisten vaalien toimittamista varten vaalilautakunnan. Lautakunnassa on viisi (5) jäsentä ja kullakin henkilökohtainen varajäsen.
Yhtymäkokous valitsee jäseniksi valituista lautakunnan puheenjohtajan ja yhden (1) varapuheenjohtajan.
Lautakunnan sihteerinä toimii yhtymäkokouksen pöytäkirjanpitäjä, jollei yhtymäkokous toisin päätä.
72 § Ehdokaslistojen laatiminen
Ehdokaslistassa saa olla enintään niin monen ehdokkaan nimi kuin vaalissa on valittavia jäseniä ja varajäseniä.
Ehdokaslistan otsikossa on mainittava, missä vaalissa sitä käytetään. Ensimmäinen allekirjoittaja toimii listan asiamiehenä, antaa sen yhtymäkokouksen puheenjohtajalle ja on oikeutettu tekemään siihen 75 §:ssä tarkoitetut oikaisut.
73 § Ehdokaslistojen jättäminen ja vaalitoimituksen nimenhuuto
Yhtymäkokous määrää ajankohdan, milloin ehdokaslistat on viimeistään annettava yhtymäkokouksen puheenjohtajalle sekä milloin vaalitoimituksen nimenhuuto aloitetaan.
74 § Ehdokaslistojen tarkastus ja oikaiseminen
Kun ehdokaslistojen antamisen määräaika on päättynyt, yhtymäkokouksen puheenjohtaja antaa ehdokaslistat vaalilautakunnalle, joka tarkastaa, ovatko ne asianmukaisesti laaditut. Jos listassa on virheellisyys, annetaan asiamiehelle tilaisuus sen korjaamiseen vaalilautakunnan asettamassa määräajassa.
Jos sama henkilö on asiamiehen toimittaman ehdokaslistan korjaamisen jälkeenkin ehdokkaana kahdella tai useammalla listalla, vaalilautakunnan on, mikäli mahdollista, tiedusteltava ehdokkaalta, mille listalle hänen nimensä jätetään.
75 § Ehdokaslistojen yhdistelmä
Ehdokaslistojen oikaisuja varten varatun määräajan päätyttyä vaalilautakunta laatii hyväksytyistä ehdokaslistoista yhdistelmän, johon jokaiselle ehdokaslistalle merkitään järjestysnumero.
Ennen vaalitoimituksen nimenhuudon alkamista ehdokaslistojen yhdistelmä annetaan yhtymäkokouksen istuntohuoneeseen nähtäväksi ja luetaan ääneen yhtymäkokoukselle.
76 § Suhteellisen vaalin toimittaminen
Kunkin yhtymäkokousedustajan on nimenhuudon määräämässä järjestyksessä annettava yhtymäkokouksen puheenjohtajalle äänestyslippu, johon hän on merkinnyt äänestämänsä ehdokaslistan numeron.
77 § Suhteellisen vaalin tuloksen toteaminen
Nimenhuudon päätyttyä yhtymäkokouksen puheenjohtaja antaa äänestysliput vaalilautakunnalle, joka tutkii niiden pätevyyden sekä laskee ja toteaa vaalin tuloksen noudattaen soveltuvin osin, mitä aluevaaleista säädetään.
Vaalilautakunta antaa vaalin tuloksista kirjallisen ilmoituksen yhtymäkokouksen puheenjohtajalle, joka ilmoittaa vaalin tuloksen yhtymäkokoukselle.
13. luku: Yhtymäkokousedustajan aloite- ja kyselyoikeus
78 § Yhtymäkokousedustajien aloitteet
Kokouskutsussa mainittujen asioiden käsittelyn jälkeen on yhtymäkokousedustajilla oikeus tehdä kirjallisia aloitteita hyvinvointiyhtymän toimintaa ja hallintoa koskevista asioista. Aloite annetaan puheenjohtajalle.
Aloitetta ei oteta heti käsiteltäväksi, vaan se lähetetään hallituksen valmisteltavaksi. Yhtymäkokous voi erikseen päättää, että aloitteesta käydään lähetekeskustelu siitä, miten asia on valmisteltava.
Hallituksen on vuosittain joulukuun loppuun mennessä esitettävä yhtymäkokoukselle luettelo yhtymäkokousedustajien tekemistä ja hallituksille lähetetyistä aloitteista, joita yhtymäkokous ei edellisen vuoden loppuun mennessä ole lopullisesti käsitellyt. Samalla on ilmoitettava, mihin toimenpiteisiin niiden johdosta on ryhdytty. Yhtymäkokous voi todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun.
79 § Hallitukselle osoitettava kysymys
Vähintään neljäsosa (1/4) yhtymäkokousedustajista voi tehdä hallitukselle osoitetun kirjallisen kysymyksen hyvinvointiyhtymän toimintaa ja hallintoa koskevasta asiasta.
Hallituksen on vastattava kysymykseen viimeistään siinä yhtymäkokouksessa, joka ensiksi pidetään kolmen (3) kuukauden kuluttua kysymyksen tekemisestä.
Jos kysymystä käsiteltäessä tehdään ehdotus tilapäisen valiokunnan asettamisesta tutkimaan kysymyksessä tarkoitettua asiaa, yhtymäkokouksen on päätettävä tästä. Muuta päätöstä ei kysymyksen johdosta saa tehdä.
80 § Kyselytunti
Yhtymäkokousedustajalla on oikeus esittää hallitukselle kyselytunnilla vastattavaksi lyhyitä enintään kolmen (3) minuutin pituisia, kulloinkin yhteen asiaan kohdistuvia kysymyksiä hyvinvointiyhtymän hallinnon ja talouden hoitoa koskevista asioista.
Kyselytunti järjestetään yhtymäkokouksen jälkeen, jollei yhtymäkokous toisin päätä.
Kysymys on kirjallisena toimitettava hyvinvointiyhtymän kirjaamoon viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen yhtymäkokousta. Myöhemmin toimitetut kysymykset sekä kysymykset, joihin ei kyselytunnilla ehditä vastata, siirtyvät seuraavaan kyselytuntiin. Kysymykset otetaan vastattavaksi niiden saapumisjärjestyksessä. Puheenjohtajalla on kuitenkin oikeus määrätä tasapuolisuutta noudattaen muukin vastaamisjärjestys.
Saatuaan hallitukselta vastauksen kysymykseen esittäjällä on oikeus tehdä kaksi (2) asiaan liittyvää lyhyttä lisäkysymystä. Kysymysten johdosta ei käydä keskustelua. Puheenjohtajana kyselytunnilla toimii ennen kyselytuntia kokoontuneen yhtymäkokouksen puheenjohtaja. Kyselytunti on julkinen.
V OSA: Päätöksenteko- ja hallintomenettely
14. luku: Kokousmenettely
81 § Luvun määräysten soveltaminen
NordLab hyvinvointiyhtymässä toimielimiä ovat yhtymäkokous, hallitus sekä tarkastuslautakunta.
Tämän luvun määräyksiä sovelletaan hallituksen ja tarkastuslautakunnan kokouksissa.
Luvun määräyksiä noudatetaan toissijaisina hallintosäännön muihin lukuihin nähden, jollei erikseen ole toisin määrätty.
82 § Toimielimen päätöksentekotavat
Toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).
Hallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.
83 § Sähköinen kokous
Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti. Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.
Sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö ja ääniyhteydessä.
Toimielimen jäsenet ja henkilöt, joilla on toimielimen kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus, voivat osallistua kokoukseen videoneuvotteluyhteyttä käyttäen, mikäli kokouksen asialistalla ei ole käsiteltävänä Julkisuuslain mukaisia salassa pidettäviä asioita.
Videoneuvotteluyhteyden avulla osallistuttaessa tulee huolehtia siitä, että läsnä olevista voidaan varmistua ja se on toteutettava siten, että kokoukseen osallistuvilla on puhe- ja näköyhteys keskenään. Kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava, että kokoukseen videoneuvotteluyhteyden avulla osallistuva voi seurata kokousta sekä osallistua asioiden käsittelyyn koko kokouksen ajan. Puheenjohtajan on keskeytettävä kokous välittömästi, jos videoneuvotteluyhteys katkeaa.
84 § Sähköinen päätöksentekomenettely
Yhtymäkokousta ja muita julkisia kokouksia lukuun ottamatta toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä Hyvinvointialuelain mukaisesti.
Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.
Käsiteltävät asiat tulee yksilöidä kokouskutsussa ja mainita, mihin mennessä asia voidaan käsitellä sähköisessä päätöksentekomenettelyssä. Asia on käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet ovat ilmaisseet kantansa asiaan ja käsittelyn määräaika on päättynyt. Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta.
Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja voidaan tarkastaa ennen kokousta.
85 § Kokousaika ja paikka
Toimielin kokoontuu päättämänään aikana ja paikassa puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta.
Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä.
86 § Kokouskutsu
Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.
Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.
Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin hallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.
87 § Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen hyvinvointiyhtymän verkkosivuilla
Toimielimen esityslista julkaistaan hyvinvointiyhtymän verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon hyvinvointiyhtymän jäsenten sekä alueen asukkaiden tiedonsaanti-intressit.
88 § Jatkokokous
Jos kaikkia kokouskutsussa mainittuja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, käsittelemättä jääneet asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille lähetetään sähköinen viesti jatkokokouksen ajasta ja paikasta sekä jatkokokouksen päätöksentekotavasta.
89 § Varajäsenen kutsuminen
Toimielimen jäsen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, kutsuu varajäsenen sijaansa. Kun jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
90 § Läsnäolo ja puheoikeus kokouksissa
Toimielinten kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus hallituksessa toimitusjohtajalla ja hallituksen erikseen määräämillä henkilöillä, muissa toimielimissä, lukuun ottamatta tarkastuslautakuntaa, hallituksen puheenjohtajalla, toimitusjohtajalla sekä hallituksen määräämillä muilla henkilöillä, hallituksen edustuksesta yhtymäkokouksessa määrätään hallintosäännön luvussa 10, yhtymäkokous, kohdassa 54 §.
91 § Hallituksen edustus muissa toimielimissä
Hallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös hallituksen varajäsen tai toimitusjohtaja.
Hallitus ei määrää edustajaansa tarkastuslautakuntaan.
92 § Kokouksen julkisuus
Kokouksen julkisuudesta säädetään Hyvinvointialuelain 106 §:ssä. Jos toimielin päättää pitää julkisen sähköisen kokouksen, yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata kokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa.
93 § Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden.
94 § Tilapäinen puheenjohtaja
Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisinä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja.
95 § Kokouksen johtaminen ja puheenvuorot
Puheenjohtajan tehtävistä kokouksen johtamisessa ja toimielimen jäsenen puheenvuoroista säädetään Hyvinvointialuelain 107 §:ssä.
Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväkseen sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa.
96 § Esittely
Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä.
Esittelijänä toimii
- hallituksessa toimitusjohtaja,
- tarkastuslautakunnassa lautakunnan määräämä, ja
- muissa toimielimissä hallituksen määräämä viranhaltija.
Jos esittelijä on estynyt tai esteellinen, toimii esittelijänä hänen sijaisensa tai muu ao. toimielimen määräämä viranhaltija.
Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä.
Toimielin voi erityisistä syistä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijaesittelyä.
97 § Esteellisyys
Ennen asian käsittelyn aloittamista esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään ja esteellisyyden aiheuttamasta perusteesta sekä vetäydyttävä asian käsittelystä ja poistuttava kokouksesta.
Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäolo-oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi.
Asianomaisen henkilön tulee tarvittaessa antaa selvitystä seikoista, joilla voi olla merkitystä hänen esteellisyytensä arvioinnissa. Annettuaan pyydetyn selvityksen asianomaisen henkilön on poistuttava kokouksesta. Henkilö, jonka esteellisyyden toimielin ratkaisee, saa osallistua esteellisyyttään koskevan asian käsittelyyn vain hallintolain 29 §:ssä tarkoitetussa poikkeustilanteessa.
Esteellisyyttä koskeva ratkaisu on perusteltava pöytäkirjaan.
98 § Pöydällepano ja asian palauttaminen valmisteltavaksi
Jos keskustelun kuluessa tehdään kannatettu ehdotus asian pöydällepanosta, palauttamisesta valmisteltavaksi tai jokin muu ehdotus, jonka hyväksyminen keskeyttäisi asian käsittelyn, seuraavien puhujien on puheenjohtajan kehotuksesta rajoitettava puheenvuoronsa koskemaan vain tätä ehdotusta. Jos ehdotus hyväksytään yksimielisesti tai äänestämällä, puheenjohtaja keskeyttää asian käsittelyn. Jos ehdotus hylätään, asian käsittely jatkuu.
99 § Ehdotukset ja keskustelun päättäminen
Ehdotus on annettava kirjallisena, jos puheenjohtaja niin vaatii. Kun kaikki puheenvuorot on käytetty, puheenjohtaja päättää keskustelun. Puheenjohtaja selostaa keskustelun kuluessa tehdyt ehdotukset ja onko ehdotusta kannatettu.
100 § Ilman äänestystä syntyvän päätöksen toteaminen
Jos keskustelun aikana ei ole tehty kannatettuja ehdotuksia, puheenjohtaja toteaa pohjaehdotuksen toimielimen päätökseksi. Jos puheenjohtaja toteaa toimielimen yksimielisesti kannattavan kokouksessa tehtyä ehdotusta, puheenjohtaja toteaa ehdotuksen toimielimen päätökseksi.
101 § Äänestys ja vaalit
Jos toimielin on asiasta yksimielinen tai vastaehdotusta ei ole kannatettu, puheenjohtaja toteaa päätöksen. Muussa tapauksessa puheenjohtaja toteaa ehdotukset, joita ei kannatuksen puuttuessa oteta äänestettäviksi, ja ehdotukset, joista äänestetään. Puheenjohtaja saattaa toimielimen hyväksyttäväksi äänestystavan ja, jos äänestyksiä on toimitettava useampia, äänestysjärjestyksen sekä tekee äänestysesityksen siten, että vastaus ”jaa” tai ”ei” ilmaisee kannanoton ehdotukseen.
Äänestys toimitetaan avoimesti. Päätökseksi tulee ehdotus, joka on saanut eniten ääniä, tai äänten mennessä tasan ehdotus, jota puheenjohtaja on äänestänyt.
102 § Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen
Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Jos pöytäkirjantarkastajat eivät hyväksy pöytäkirjaa, se tarkastetaan toimielimen seuraavassa kokouksessa.
Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta.
Toimielimen pöytäkirjaan merkitään ainakin:
Järjestäytymistietoina
- toimielimen nimi
- merkintä käytetyistä päätöksentekotavoista (varsinainen kokous, sähköinen kokous, yksilöidään päätökset, jotka on tehty sähköisessä päätöksentekomenettelyssä)
- kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouksen keskeytykset
- kokouspaikka
- läsnä- ja poissaolleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä
- kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Asian käsittelytietoina
- asiaotsikko
- selostus asiasta
- esittelijän päätösehdotus
- esteellisyys ja perustelut
- tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu
- äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen
- tulos siten, että kunkin jäsenen kannanotto ilmenee pöytäkirjasta
- vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos
- asiassa tehty päätös
- eriävä mielipide
Muuna tietoina
- salassapitomerkinnät
- puheenjohtajan allekirjoitus
- pöytäkirjanpitäjänvarmennus
- merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta sekä
- merkintä nähtävänä pitämisestä yleisessä tietoverkossa, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä
Pöytäkirjaan liitetään päätöksiä koskevat oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitukset sekä muutoksenhakukiellot.
Toimielimen pöytäkirjan sisältöä koskevia määräyksiä noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemissä päätöksissä. Hallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta.
103 § Päätösten tiedoksianto omistajien jäsenkuntien asukkaille
Hyvinvointiyhtymän toimielinten pöytäkirjat niihin liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä hyvinvointiyhtymän verkkosivuilla siten kuin Hyvinvointialuelain 145 §:ssä tarkemmin säädetään.
Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi omistajien jäsenkuntien jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi.
Hallitus antaa ohjeet salassapito ja tietosuojavelvoitteiden huomioon ottamisesta annettaessa päätöksiä tiedoksi yleisessä tietoverkossa.
15. luku: Muut määräykset
104 § Hyvinvointiyhtymän jäsenten alueiden asukkaiden aloitteet
Hyvinvointialueen asukkaalla sekä hyvinvointialueella toimivalla yhteisöllä ja säätiöllä on oikeus tehdä aloitteita hyvinvointiyhtymän toimintaa koskevissa asioissa. Palvelun käyttäjällä on oikeus tehdä aloitteita palveluaan koskevassa asiassa. Aloite tulee tehdä kirjallisesti tai sähköisellä asiakirjalla. Aloitteesta tulee käydä ilmi, mitä asia koskee sekä aloitteen tekijän nimi, kotikunta ja yhteystiedot. Aloitteen käsittelee hallitus, toimitusjohtaja, tai palvelualueen johtaja sen mukaan, kenellä on toimivalta tehdä päätöksiä aloitteen tarkoittamassa asiassa.
Hallituksen on kalenterivuosittain esitettävä yhtymäkokoukselle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä hyvinvointiyhtymän toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Yhtymäkokous voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun.
Hallituksen tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot hallitukselle sen päättämällä tavalla.
Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä.
105 § Asiakirjan antamisesta perittävät maksut
Tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjaotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta ei peritä maksua. Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta voidaan periä maksu, joka voidaan porrastaa tiedonhaun vaativuuden mukaan. Maksun perimisestä päättää toimitusjohtaja.
Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto asiakirjasta annetaan suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi taikka lähettämällä se sähköpostin välityksellä, voidaan periä aiheutuneita kustannuksia ja tiedonhaun vaativuutta vastaava maksu, josta päättää toimitusjohtaja.
Toimitusjohtaja päättää tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä.
16. luku: Luottamushenkilöiden palkkiot
106 § Luvun määräysten soveltaminen
Tämän luvun määräyksiä sovelletaan hyvinvointiyhtymän yhtymäkokouksissa, hallituksen ja tarkastuslautakunnan kokouksissa sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa.
Luvun määräyksiä noudatetaan toissijaisina hallintosäännön muihin lukuihin nähden, jollei erikseen ole toisin määrätty.
107 § Palkkio hyvinvointiyhtymän kokouksista
Hyvinvointiyhtymän luottamushenkilöille suoritetaan palkkiota luottamustoimen hoitamisesta ja korvausta ansionmenetyksestä sekä kustannuksista, joita luottamustoimen vuoksi aiheutuu sijaisen palkkaamisesta, lastenhoidon järjestämisestä tai muusta vastaavasta syystä sekä matkakustannusten korvausta ja päivärahaa tämän säännön mukaisesti.
Hyvinvointiyhtymän toimielinten kokouksista maksetaan kokouspalkkiota puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle ja jäsenille. Palkkioiden määrän vahvistaa vuosittain yhtymäkokous. Yhtymäkokous voi halutessaan vahvistaa palkkiot myös useammalle vuodelle, esim. vaalikaudelle.
Puheenjohtajana toimivalle luottamushenkilölle suoritetaan kokouspalkkio, joka vastaa asianomaisen toimielimen jäsenen kokouspalkkiota korotettuna 50 %:lla.
Hallituksen jäsenelle, joka osallistuu yhtymäkokoukseen tai muiden hallintoelinten kokouksiin hallituksen määräämänä edustajana, suoritetaan kokouspalkkio samojen perusteiden mukaan kuin asianomaisen hallintoelimen jäsenille.
Hyvinvointialuelain 105 §:n tarkoittamasta sähköisestä päätöksentekomenettelystä kokouspalkkio maksetaan 20 prosentilla alennettuna. Kokouspalkkion maksamisen edellytyksenä on, että jäsen on osallistunut menettelyyn.
Yli kolme (3) tuntia kestävältä kokoukselta suoritetaan kokouspalkkio 50 %:lla korotettuna.
Hallituksen ja tarkastuslautakunnan puheenjohtajalle suoritetaan kokouspalkkion lisäksi vuosipalkkiota. Vuosipalkkion määrän vahvistaa vuosittain yhtymäkokous. Yhtymäkokous voi halutessaan vahvistaa palkkion myös useammalle vuodelle, esim. vaalikaudelle.
Milloin puheenjohtaja on estynyt hoitamasta tehtäväänsä, hänen oikeutensa vuosipalkkioon lakkaa, kun este on jatkunut kaksi kuukautta. Sen jälkeiseltä ajalta varapuheenjohtajalla on oikeus saada suhteellinen osa vuosipalkkiosta.
108 § Palkkio hyvinvointiyhtymän edustajana toimimisesta kokouksissa
Kun yhtymäkokous tai hallitus on valinnut luottamushenkilön sellaiseen edustajainkokoukseen, toimikuntaan, varsinaiseen aluehallinnon alaan kuulumattomaan toimielimeen tai muuhun vastaavanlaiseen luottamustehtävään, josta ei makseta muuta palkkiota, suoritetaan luottamushenkilölle tehtävään valinneen hallintoelimen jäsenen kokouspalkkiota vastaava palkkio. Sama koskee myös hyvinvointiyhtymän järjestämiin tiedotustilaisuuksiin osallistumista.
Luottamushenkilön osallistuessa hyvinvointiyhtymän edustajana neuvotteluun tai muuhun toimitukseen, josta hän ei saa vuosi- tai muuta palkkiota, suoritetaan hänelle toimituspalkkio, jonka määrän yhtymäkokous vuosittain vahvistaa.
109 § Tilintarkastajien kokouspalkkiot
Tilintarkastajille suoritetaan palkkiota laskun perusteella.
110 § Korvaus ansionmenetyksestä ja luottamustoimen vuoksi aiheutuneista kustannuksista
Luottamushenkilölle suoritetaan korvausta ansionmenetyksestä ja luottamustoimen vuoksi aiheutuneista kustannuksista kultakin alkavalta tunnilta, ei kuitenkaan enemmältä kuin kahdeksalta tunnilta kalenterivuorokaudessa. Tuntikorvauksen enimmäismäärä on 25 €.
Saadakseen korvausta työansion menetyksestä luottamushenkilön tulee esittää työnantajan todistus siitä. Todistuksesta on myös käytävä ilmi, että luottamustoimen hoitamiseen käytetty aika olisi ollut hänen työaikaansa ja että hänelle ei makseta siltä ajalta palkkaa.
Luottamushenkilön, joka tekee ansio- tai muuta työtä olematta työsuhteessa taikka virka- tai muussa julkisoikeudellisessa toimisuhteessa, tulee esittää kirjallisesti riittävä selvitys ansionmenetyksestään.
Saadakseen korvausta kustannuksista, joita luottamustoimen vuoksi aiheutuu sijaisen palkkaamisesta, lastenhoidon järjestämisestä tai muusta vastaavasta syystä, luottamushenkilön tulee esittää kirjallisesti riittävä selvitys tällaisista kustannuksistaan.
Edellä mainittua todistusta tai selvitystä ei vaadita, jos korvattava määrä on enintään 12 € tunnilta. Luottamushenkilön tulee tällöin kuitenkin antaa kirjallinen vakuutus ansionmenetyksen ja luottamustoimen vuoksi aiheutuneiden edellä mainittujen kustannusten määrästä.
111 § Matkakustannusten korvaus
Luottamushenkilöiden kokousmatkoista ja muista luottamustoimen hoitamiseksi tehdyistä matkoista suoritetaan matkakustannusten korvausta, päivärahaa, ateriakorvausta, majoittumiskorvausta, yömatkarahaa ja kurssipäivärahaa soveltuvin osin hyvinvointiyhtymässä noudatettavan virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti.
Tähän sääntöön perustuvat vaatimukset on esitettävä kolmen kuukauden kuluessa sille henkilölle, jolle laskun hyväksyminen voimassa olevien määräysten mukaan kuuluu.
112 § Palkkioiden maksamisen perusteet
Tässä säännössä mainittujen palkkioiden tulee perustua kokouspöytäkirjoihin tai luottamustehtävän hoitamisesta laadittuihin muistioihin. Toimielimen sihteerin tai tehtävänantajan tulee tehdä palkkioiden maksamista koskevat ilmoitukset vähintään puolivuosittain.
Voimaantulo
NordLab hyvinvointiyhtymän hallintosääntö on tullut kokonaisuudessaan voimaan 1.1.2023.
Hallintosääntö hyväksyttiin yhtymäkokouksessa 9.12.2022.